Vi starter med en samtale
Hos os udvikler vi gennemtænkte, skræddersyede firmarejser, tilpasset jeres virksomhed, formålet og de mennesker, der skal med. Derfor starter vi altid med en samtale. Lad os tage en snak om jeres firmarejse. Det kan gøres kort og helt uforpligtende.
Rejs med resultater
Ikke to rejser er ens. Hvert år udarbejder vi hundredevis af firmarejser for virksomheder, organisationer og foreninger – altid med udgangspunkt i jeres ønsker og behov. Når vi kender dem, planlægger vi forløbet ned til mindste detalje og håndterer alt det praktiske, så I får en tryg og vellykket rejse.
Sidder du med ansvaret for den næste firmarejse?
Profil Rejser er din sparringspartner på skræddersyede løsninger. Med vores erfaring, viden og stærke netværk sparer du tid på planlægning og koordinering, mens vi hjælper med alt fra idé til gennemførelse.
Vi tror ikke på “one size fits all” – derfor skræddersyes alt til din virksomhed. Hos os skabes succesfulde firmarejser i et godt samarbejde.
Hvorfor skal vi vælge et samarbejde med jer?
Står der både projektleder, administrator og rejsekoordinator på dit CV? Nej vel. En firmarejse skal ikke give jer overarbejde. Den skal give overblik, energi og værdi – både før, under og efter rejsen.
Når I planlægger rejsen gennem os, får I erfarne eksperter med fra start. Vi hjælper med sparring, idéer, budget, program, leverandører, deltagerhåndtering og alle de praktiske detaljer, der hurtigt kan fylde mere, end man tror.
I får den samme kontaktperson hele vejen igennem, så der er styr på beslutninger, aftaler og næste skridt. Det skaber tryghed i planlægningen og gør processen lettere for jer. Under rejsen har I samtidig adgang til vores bemandede døgntelefon, hvis der skulle opstå problemer eller behov for hjælp undervejs. Og fordi I køber en samlet firmarejse gennem os, tager vi ansvar for helheden, samtidig med at rejsen er omfattet af pakkerejseloven.
For os handler det ikke kun om den enkelte rejse. Vi vil gerne skabe et samarbejde, I har lyst til at vende tilbage til. Det gør mange af vores kunder – og det ser vi som et stærkt tegn på, at både rejsen og processen omkring den har fungeret.
Forskellen på en grupperejse og en firmarejse
Kært barn har mange navne. Erhvervsrejse, studierejse, grupperejse eller firmarejse. Hos os bruger vi firmarejser som samlet betegnelse for grupperejser, der er udviklet til virksomheder, organisationer og professionelle fællesskaber.
En gruppe er som udgangspunkt 10 personer eller derover. Her ændrer planlægningen sig fra en almindelig privatrejse til en grupperejse med andre betingelser hos flyselskaber, hoteller og øvrige leverandører. Det giver ofte flere muligheder for fleksibilitet – og i nogle tilfælde også bedre vilkår på blandt andet fly, hotel og program, når I rejser mange sammen.
Selvom vi kalder det firmarejser, hjælper vi ikke kun virksomheder. Vi planlægger også rejser for f.eks. netværksgrupper, organisationer og faglige fællesskaber, som når en gruppe arkitekter skal på studietur, eller en forening ønsker en rejse med både indhold, sammenhæng og fælles oplevelser.
Hos os starter vi altid med en samtale, hvorfor?
Mange veje fører til Rom. Måske ringer I til os, måske skriver I, eller måske beder I os om at ringe jer op. Uanset hvordan kontakten begynder, vil vi som regel starte med en samtale.
Det gør vi også, selvom I egentlig bare ønsker et tilbud. Vores erfaring er, at en god firmarejse kræver mere end en hurtig pris. Den kræver, at vi forstår, hvem I er, hvad rejsen skal kunne, hvem der skal med, og hvilke rammer vi skal arbejde inden for.
Ingen firmarejser er ens. Ønsker, budget, formål og udbytte varierer fra virksomhed til virksomhed – og fra gruppe til gruppe. Samtalen hjælper os med at afklare, hvad vi bør foreslå, og mindst lige så vigtigt: hvad vi ikke bør foreslå. Det er her, vi forventningsafstemmer og lægger det første spor for en rejse, der giver mening for jer.
Hvad spørger vi jer om?
I behøver ikke have det hele på plads, før vi taler sammen. Ofte er det netop i den første samtale, at retningen begynder at tage form. Men jo mere vi ved fra start, desto bedre kan vi rådgive jer og pege på de muligheder, der passer til jeres firmarejse.
Vi spørger typisk ind til, hvor mange I forventer at være, hvornår I gerne vil rejse, og om I allerede har en destination eller et rejseformat i tankerne. Vi taler naturligvis også om budget, hotelstandard, transport, program og formål. F.eks. om rejsen er en fejring, en faglig tur, en belønningsrejse for medarbejderne eller en kombination af flere ting.
Hvad kan en firmarejse indeholde?
En firmarejse kan indeholde præcis så meget, eller så lidt, som giver mening for jer. Nogle rejser er bygget op omkring møder, konferencer og fagligt indhold. Andre handler om fejring, fællesskab, kundepleje, netværk eller oplevelser, der bringer deltagerne tættere sammen.
Vi har arrangeret alt fra snescooter i Lapland til safari i Sydafrika, cykelture gennem vinmarker i Norditalien, lokale middage, virksomhedsbesøg, anderledes mødefaciliteter og workshops – helt særlige oplevelser, der passer til destinationen og gruppen.
For VL-grupper, netværk eller andre faglige fællesskaber kan der også være behov for et ledsagerprogram, hvis nogle deltagere rejser med partner eller ledsager. Det hjælper vi naturligvis også med, når det er relevant.
Med mere end 100 års samlet brancheerfaring i teamet har vi set, prøvet og løst en del – og vi ved, at det ofte er kombinationen af de rigtige rammer, små detaljer og velvalgte oplevelser, der gør forskellen.
Få inspiration til jeres firmarejse i vores casegalleri.
Hvad koster en firmarejse?
Prisen på en firmarejse pr. person afhænger af de valg, der træffes undervejs. Destination, transport, hotelstandard, måltider, oplevelser og rejsetidspunkt har alt sammen betydning for det samlede budget.
Vi planlægger firmarejser i mange skalaer. En rejse til Grønland vil naturligt koste mere pr. person end en rejse til Tyskland, selv hvis standarden er den samme, men begge dele kan lade sig gøre. Derfor er det en fordel, hvis I har et budget eller en økonomisk ramme med fra start. Så kan vi hurtigere rådgive jer i den rigtige retning og bruge tiden på de løsninger, der giver bedst mening for jer.
Har I ikke færdige rejseforslag med priser?
Nej, som udgangspunkt ikke. Vores firmarejser bliver tilpasset den enkelte gruppe, fordi behov, ønsker, budget og formål sjældent er ens fra rejse til rejse.
Vi arbejder derfor ikke med faste pakkerejser, hvor indhold og pris er bestemt på forhånd. I stedet skræddersyr vi en løsning ud fra det, I gerne vil, hvor mange der skal med, hvornår I vil rejse, og hvilken type oplevelse der passer til jer.
Det giver os mulighed for at foreslå det, der rent faktisk giver mening for jer, frem for at presse jer ind i en færdig ramme.
Kan I tilpasse firmarejsen til vores budget?
Ja. Budgettet er en naturlig del af planlægningen og har stor betydning for, hvilke løsninger vi foreslår. Derfor er det en fordel at have en økonomisk ramme med tidligt i processen, så vi kan rådgive jer realistisk og bruge tiden på de muligheder, der passer bedst.
Prisen varierer naturligvis meget afhængigt af antal deltagere, antal dage, destination, transport, hotelstandard, måltider, oplevelser mv., men en tydelig budgetramme gør det langt lettere at finde den rette balance mellem ambition, kvalitet og økonomi.
Hvornår får vi de bedste priser?
De bedste priser får I som regel, når I er ude i god tid og har en vis fleksibilitet på datoer, destination og rejseform.
Højsæsonen for firmarejser ligger typisk i april, maj, september og oktober. Det er populære måneder, hvor efterspørgslen på fly, hoteller og mødefaciliteter ofte er høj. Har I mulighed for at rejse uden for de perioder, kan der derfor være bedre priser og flere muligheder at vælge imellem.
Det betyder ikke, at I skal undgå højsæsonen. Det betyder blot, at planlægning og timing får ekstra stor betydning, hvis I gerne vil have det bedste ud af budgettet.
Hvor lang tid før skal vi begynde planlægningen?
Jo før, jo bedre, men som tommelfingerregel giver det mening at starte tidligst omkring et år før afrejse. Tidligere end det kan sjældent betale sig, da gruppebilletter som regel ikke kan bookes så langt frem.
Når I starter i god tid, får vi flere muligheder at arbejde med. Det gælder både fly, hoteller, mødefaciliteter, aktiviteter og prisniveau. Særligt hvis I vil rejse i de populære måneder, eller hvis I er en større gruppe, kan god planlægning gøre en mærkbar forskel.
Vi kan også sagtens være spontane. Ringer I og siger, at I gerne vil afsted om to måneder, ser vi på mulighederne og finder en løsning.
Laver I firmarejser til hele verden?
Ja, vi planlægger firmarejser til destinationer over hele verden. Hvor rejsen skal gå hen, afhænger af jeres formål, budget, antal deltagere, rejsetidspunkt og hvor mange dage I har til rådighed.
Nogle gange er den rigtige løsning tæt på, andre gange giver det mening at rejse længere ud. Vores opgave er at hjælpe jer med at finde den destination og det program, der passer bedst til det, I gerne vil opnå med firmarejsen.
Vi trækker også på den viden, vi har i huset. Hos Profil Rejser sidder eksperter med indgående kendskab til store dele af verden, og vi sparrer på tværs, når det styrker løsningen. Vil I for eksempel til Grønland, Lapland eller lign., inddrager vi vores eksperter i de arktiske egne, så idéer, rutevalg og praktiske forhold bliver kvalificeret fra start.
Skal vi kende destinationen på forhånd?
Nej, det behøver I ikke. Nogle gange giver destinationen sig selv, for eksempel hvis I skal besøge en bestemt virksomhed, deltage i en konference eller allerede har et klart ønske om et sted.
Andre gange starter vi et andet sted. Her foreslår vi destinationer ud fra det, vi lærer om jer, jeres rammer og formålet med firmarejsen. Det kan også være, vi peger på steder, I ikke selv havde overvejet, men som viser sig at passe godt til det, rejsen skal kunne. Det vigtigste er ikke altid, hvor rejsen går hen, men hvad den skal skabe for jer.
Hvor skal vi rejse hen, hvis vi ikke vil rejse langt?
I behøver ikke rejse langt for at komme væk fra hverdagen. Mange stærke firmarejser kan skabes tæt på Danmark med kun få timers rejsetid, især hvis programmet skal være effektivt, overskueligt og let at samle deltagerne omkring.
Det kan for eksempel være Hamborg, Berlin, München, Amsterdam, Prag eller andre europæiske byer med gode forbindelser til og fra Danmark. Det kan også være i Norden — fx Norge, Finland eller Færøerne — hvor vi har stor erfaring og stærke samarbejdspartnere.
Her er det muligt at kombinere fagligt indhold, fælles oplevelser og et tydeligt skift i rammerne, uden at transporten fylder for meget. Det vigtigste er, at destinationen føles som et reelt brud med hverdagens rammer.
Laver I rejser med både tog, bus og fly?
Ja. Vi arrangerer firmarejser med både tog, bus og fly. Hvad der giver bedst mening, afhænger af destinationen, forbindelserne, gruppens størrelse, rejsetiden og det program, I ønsker.
Der er dog forskel på mulighederne. Ved større flybookinger eller leje af en hel bus kan der ofte arbejdes med særlige aftaler og mere fleksible løsninger. Ved togbilletter er prisen som regel mere fast, og mulighederne for særaftaler er typisk mere begrænsede.
Alligevel kan det være en fordel at lade os samle firmarejsen, også når I ønsker at rejse med tog. Vi hjælper med planlægning, overblik og koordinering – og fordi der er tale om en pakkerejse, er rejsen omfattet af pakkerejseloven. Det giver jer en anden tryghed, end hvis I selv booker de enkelte dele hver for sig.
Kan I arrangere charterfly?
Ja. Ved større firmarejser kan det nogle gange give god mening at chartre et helt fly. Det er typisk relevant fra omkring 200 personer og opefter, hvor både økonomi, logistik og fleksibilitet kan begynde at hænge godt sammen.
Med et charterfly får I større frihed til at tilpasse rejsen efter programmet, i stedet for omvendt. I kan for eksempel rejse tidligt ud og sent hjem. På denne måde får I mest mulig ud af både ankomst- og hjemrejsedag. Det kan i nogle tilfælde spare en overnatning og give en bedre rytme i hele firmarejsen.
Derudover kan der være mulighed for at flyve fra andre lufthavne end de største, fx Odense eller Roskilde, hvis det passer bedre for deltagerne og rejsens samlede plan.
Kan man tage på cruise som firmarejse?
Ja. Et cruise kan være en stærk ramme for en firmarejse, især hvis I ønsker at samle møder, måltider, oplevelser og overnatning ét sted.
Og et cruise behøver ikke være en uge i Middelhavet. Der findes mange kortere ruter på få dage, også med afrejse fra København og mulighed for stop tættere på, forskellige steder i Nordeuropa. Det gør cruise til en mere fleksibel mulighed for firmarejsen, end mange umiddelbart forestiller sig.
Når ønsket er cruise, har vi samtidig en særlig styrke i huset. Hos Bella Vista by Profil Rejser sidder nogle af Danmarks mest erfarne cruiseeksperter, som kender ruterne, skibene og faciliteterne ombord. Det giver jer den helt rette sparring fra start, både om mulighederne, oplevelsen og de praktiske rammer.
Kan I bare hjælpe med fly og hotel?
Ja, selvfølgelig. I bestemmer, hvor meget eller hvor lidt vi skal hjælpe med. Nogle har brug for hjælp til at komme fra A til B, mens andre ønsker, at vi er med hele vejen fra A til Å.
Har I allerede det faglige program på plads, kan vi hjælpe med fly, hotel, transport og den praktiske koordinering omkring rejsen. Vi kan også sparre om det, der ligger uden for programmet, f.eks. fælles aktiviteter, middage eller oplevelser, der giver deltagerne et godt afbræk undervejs.
Mange af de virksomheder, vi hjælper, kombinerer deres eget indhold med enkelte elementer, som vi arrangerer, booker og koordinerer. På den måde får I både ejerskab over programmet og tryghed omkring alt det, der skal få rejsen til at hænge sammen.
Hjælper I med tilmelding og deltagerhåndtering?
Ja. Når I planlægger en firmarejse gennem os, får I adgang til en kundeportal, der samler tilmelding og deltagerhåndtering ét sted til jeres rejse.
Her kan deltagerne selv tilmelde sig online, læse om rejsens indhold, og I får løbende overblik over, hvor mange og hvem der har tilmeldt sig rejsen. Portalen kan også samle rejserelateret dokumentation, praktisk information og eventuel betaling, hvis det er relevant for jeres rejse.
Det er også her, vi kan indsamle relevante oplysninger om f.eks. allergier, kosthensyn, særlige behov, pasinformationer og værelsesønsker. Det gør det lettere at koordinere med hoteller, restauranter, transportører og øvrige leverandører, så der er tænkt over detaljerne inden afrejse. Samtidig letter det arbejdsbyrden internt og giver jer et mere roligt overblik i planlægningen. Med kundeportalen sikrer I samtidig en sikker håndtering af personoplysninger for hele gruppen.
Vi anvender Conference Manager til deltagerhåndteringen – se vores demoversion her.
Kan I være med på selve firmarejsen?
Ja, når det giver mening. På nogle firmarejser er det en fordel, at en rejseleder eller en af vores eksperter er med undervejs, især hvis gruppen er stor, programmet er tæt, eller der er mange praktiske detaljer, der skal koordineres på stedet.
Andre gange er det nok, at alt er planlagt grundigt på forhånd, og at der er klare kontaktveje under rejsen. Det afhænger af rejsens størrelse, kompleksitet og jeres ønsker.
Vi taler det igennem som en del af planlægningen, så I får den løsning, der passer bedst til jeres firmarejse.
Pakkerejseloven og jeres firmarejse?
Når I køber en firmarejse gennem os, hvor flere rejseydelser samles i én løsning, er der tale om en pakkerejse. Det betyder, at rejsen er omfattet af pakkerejseloven.
For jer betyder det først og fremmest tryghed. I køber ikke bare fly, hotel og oplevelser hver for sig. I får en samlet rejse, hvor der er klare rammer for ansvar, betingelser og håndtering, hvis noget ændrer sig før eller undervejs.
Det er én af fordelene ved at lade os samle firmarejsen. I får overblik over helheden, og I står ikke selv med ansvaret for at få de enkelte dele til at hænge sammen.
